《小强升职记》是一本关于时间管理方面的小书，以故事和对话的形式展开，非常易读易懂易用。

书中主要的核心内容有以下三点：

  1. 如何制作待办任务清单
  2. 如何完成复杂项目
  3. 如何专注地工作

如何制作待办任务清单

任务清单可以让我们专注于做事，而不用时时刻刻去挂念其他任务。清单让我们清空大脑专注在某个事情上面。

制作任务清单主要有以下3个步骤：

  1. 用事务篮收集所有想到的被交付的或大或小的待办项目
  2. 将以上待办项目整理为三份清单加一份日程表
  3. 专注于行动清单，要事为先

收集任务

我们平时会接到工作上领导派发的需求，以及自己职责内的事务。它们经常在我们正在忙于另一件事情时出现，我们不应当打断正在做的事情，而是要把这件事情加入待办事务篮。待办事务篮里面可能有打电话这样的小事，也可能有准备某项目的运营计划这样的大事。

收集的作用是为了不打断当前工作且不遗忘重要的事务，同时也是为后续正确地归类最准备。

归类清单

将收集到任务根据「可行动」以及「时间」属性，分类添加到3个清单和1份日程表中。

  • 行动清单，该清单里都是直接行动的事项，有空就去做；任务是有多个行动组成的，由任务分解后的「下一步行动」也直接写进行动清单。比如：找工作，本身是不能立刻行动的，需要拆分为：写简历、投简历、准备面试等可行动事务。
  • 项目清单，该清单类似任务清单，由多个行动组成。与任务的区别在于，任务多是靠一个人可以完成，而项目则需要与他人协作。比如：新游戏上线最终确认这个事情，就需要联合多部门进行。
  • 将来清单，该清单上的事务是不确定某个时间要做，先记录上，待时机成熟时，会转变为行动清单或日程表或者被丢进垃圾箱。
  • 日程表，就是在确定的未来某个时间需要做的行动，所以这里的行动要写的非常具体，免得过了一段时间忘记。需要转交给其他人完成的事务，也写在日程表里，提醒追踪和验收。

任务和项目分解后，应该包含着多个「下一步行动」，这个拆分后的行动添加进入行动清单。

如果有2分钟内就可以解决的事，那么应该立刻去做，不用写进行动清单里，比如：填个报销单。

有了以上的3个清单，我们脑袋里就不用装着沉甸甸的包袱，专注于清单中的事务就行。

要事为先

在行动清单里，列出了我们一天中（或某个时间段）需要做的事情。如何安排他们的优先顺序呢？要事为先！

把事务根据「重要性」和「紧急性」分类为四类：

  1. 重要且紧急
  2. 重要但不紧急
  3. 不重要但紧急
  4. 不重要也不紧急

重要且紧急的事情，当然是优先完成；不重要但紧急的事情如果可以转交别人完成，或者有礼貌地拒绝别人丢过来的任务；不重要也不紧急的就不要做了。

关键是重要而不紧急的行动，这个是关键。如果这类行动做的好，那么「重要且紧急」的事情就会少很多，多数的「重要且紧急」的事情都是因为没有处理好「重要但不紧急」的事情导致的。

怎么判断「重要性」呢？书中说是依据自己的职业价值观，即某事按照你的职业价值观能最大化你的收益，就是最重要的；不过我觉得一般不牵涉价值观，而仅仅涉及到工作中实际的效用，即业务的实际情况。

怎么判断「紧急性」呢？依据事务的截止日期。比如：这个需求很简单，你看着办，明天给我。如果说这句话的是某个产品，你可能想怼他；但如果是老板，立马变成了一个「紧急性」超高的任务。

如何完成复杂项目

面对复杂项目或复杂任务，我们往往拖延症发作，焦虑，不知道从何入手，一直拖延到死线降至，潦草完事。

系统的方法则是：确认目标与任务分解。

确认目标

目标要落地，在制定时就要合理，可以采用SMART原则：

  • Specific，目标明确，不能模糊；
  • Measurable，可衡量，有实现的标准；
  • Attainable，可实现性，经过努力可以实现；
  • Relevant，与其他目标有相关性，对其他目标有帮助；
  • Time-based，有时限，在规定时间内达成。

任务分解的步骤

对项目或任务进行分解，可以采用以下三个步骤：

  1. 确认项目或任务的主要事项，可以先分出模块，在大类里面想这个模块里面的具体的小的任务。这个环节，可以利用「思维导图」来完成。
  2. 将步骤一中确定的各类任务，确定对应的成本、周期、负责人以及里程碑，并通过「甘特图」的形式展现。「甘特图」可以用Excel也可以用微软的Project软件来做。
  3. 最后，就是制定奖励规则，就是里程碑达成的奖励并且兑现，这样可以对自己或团队有相当的激励。

下一步行动的原则

任务最终需要分解为「下一步行动」，这样我们才能真的去执行。分解的要素为：

  • 动词开头
  • 内容清晰
  • 描述结果
  • 设置开始时间、周期、最后期限

这样就非常清晰地知道自己下一步要做什么了。

像打游戏一样做项目

  • 明确的目标，这样可以进行行动；
  • 明确的规则
  • 即时反馈，比如里程碑奖励；
  • 尽量做到自愿参与，来自规则的约束不如来自内在的动力

以上这几点，同样适用于培养习惯。说到培养习惯，书中说：

培养习惯的秘诀是少而慢，而不是多和快。

再微不足道的成就，都要大肆庆祝。培养习惯可以不是一个人的事，可以找到同道互相支持鼓励。

如何专注高效工作

专注工作的目的是提高效率，因此主要手段在于：不受打扰以及精力充沛。

  • 番茄工作法
  • 挑选时间段
  • 拒绝别人的猴子

番茄工作法

番茄工作法，就是专注工作一段时间并休息一段时间，专注工作的这段时间称为一个番茄。这里的关键点是：专注。

一般来说，可以采用一个番茄20分钟，然后休息5分钟；连续三个番茄，休息15分钟的方式。在番茄时间内，专注工作，不受打扰；主动休息是为了劳逸结合。

番茄时间根据实际情况可以调整，比如早上精力充沛，可以设置40分钟的番茄时间。

挑选时间段

我们得承认，某些时间段我们的工作效率就是高，也许是因为那时的精力充沛，也许是因为那个时间段内比较不被人打扰，比如早上刚上班以及快下班那会。

找到这样的时段，安排要事去完成。

拒绝别人的猴子

猴子，就是别人的事。别人的事，可能变成你的事。他解脱了，你就要背着这只猴子。

所以，要懂得用适当的、委婉的方式去处理别人可能丢给你的事，否则你需要做的事务可能会越来越多，且多半没有什么价值，最重要会浪费你自己的时间。